金字塔原理01:表达的逻辑

没有什么比一套好理论更有用了。 —— 库尔特·勒温

介绍这本书

麦肯锡 40 年经典培训教材,其收录了作者从1987年至今获得和发现的所有关于思维表达方面的体会和技巧。适合所有希望提高思考、讲话、写作、讲课、管理下属及解决问题逻辑性、条理性、效果和效率的人。

一、金字塔的基本结构

  • 中心思想明确
  • 结论先行
  • 以上统下
  • 归类分组
  • 逻辑递进
  • 先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程

二、金字塔能帮助表达者干什么?

  • 关注、挖掘受众的意图、需求、利益点、关注点、兴趣点、兴奋点
  • 想清楚、说明白、知道说什么和怎么说
  • 掌握表达的标准结构、规范动作
  • 重点突出、思路清晰、层次分明
  • 搭建框架结构、组织语句顺序,用最短的时间讲清观点,让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住

三、如何搭建金字塔?

  1. 自上而下表达、自下而上思考
  2. 纵向疑问回答式对话、总结概括
  3. 横向归类分组、演绎或归纳推理
  4. 讲故事式的序言
  5. 标题提炼思想精华

对以上用词的解释

  • 思想:向受众发出新信息并引发受众疑问的语句。
  • 纵向(vertically):任一层次上的思想都是对其下一层次思想的总结概括。
  • 横向(horizontally):多个思想因为共同组成同一个逻辑推理过程,而被并列排在一起;每组内的思想都必须属于同一逻辑范畴;必须按照逻辑顺序组织。
  • 同一逻辑范畴:如果某组思想的第一个思想是做某件事的一个原因,那这个组里的其他思想也必须是做同一件事的其他原因。以此类推。
  • 适当的逻辑顺序:它展现了你在组织思想时的分析过程,而组织思想基本上只可能有四种逻辑。
思想组织方式 逻辑顺序 具体顺序用词举例
演绎推理 演绎顺序 大前提、小前提、结论
因果关系 时间/步骤顺序 第一、第二、第三
评论现有结构 结构/空间顺序 地点甲、地点乙、地点丙
类别 程度/重要性顺序 最重要、次重要

第一篇:表达的逻辑

介绍了金字塔原理的基本概念,以及如何利用这一原理构建基本的金字塔结构。本篇的内容足以使你理解和应用简单的公文写作技巧。

Chapter 01 为什么要用金字塔结构

金字塔原理适用于任何需要构建清晰逻辑的文章。

一、为什么我的文章条理不清

很可能是你表达思想的顺序与读者的理解力发生了矛盾。文章条理不清可以通过改进文章的结构(句子的组织顺序)迅速改变。

一个人要想写出条理清晰的文章,关键是在开始写作前,先将自己的思想组织成金字塔结构,并按照逻辑关系的规则检查和修改。思想,才是句子和段落要表达的内容。而人只有用某种方式将思想表达出来——说出来或写下来,才能准确地把握自己的思想。

甚至连你认为已经构思好的第一个思想,写出来时都可能不很准确。因此不要幻想一坐下来就开始将思想组织成金字塔,首先你得梳理好你想要表达的思想。

二、人类的大脑擅长找共性

受众最容易理解的顺序是:先了解主要的、抽象的思想,然后了解次要的、为主要思想提供支持的思想。

人类的大脑会自动将发现的所有事物以某种秩序组织起来。基本上,大脑会认为同时发生的任何事情之间都存在某种关联,并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来。

大脑会将其认为具有“共性”的任何事物组织在一起。“共性”指的是具有某种相似的共同点 或 所处的位置相近。

三、将思想写入文章的理由

这个思想有助于对一个更高层次的思想提供解释或支持。

人会主动推测他人向你传达信息的原因。

读者在接受信息时,总是在寻找一种能将所摄入信息联系起来的结构。为了保证读者找到的结构就是你希望他采纳的结构,你必须提前告诉他这种结构,以便他知道要寻找哪个共同点。


Chapter 02 金字塔内部的结构

只有金字塔结构能满足大脑的两个需求
1. 一次记忆不超过 7 个思想、概念或项目——乔治·A·米勒《奇妙的数字 7±2》
2. 找出逻辑关系,抽象概括(提高一个抽象层次,将 9 个项目变成 3 个)

一、金字塔结构示例

二、最有效的表达方法

先提出总的概念,再列出具体项目。
即自上而下地表达思想。

三、每一层次思想的两个作用

  1. 概括下一层次的思想
  2. 解释和支持上一层次的思想

引发读者疑问,并回答疑问。直到你认为读者不会再对你的新表述提出任何疑问为止。至此,作者就可以离开第一个分支,返回关键句层次。


Chapter 03 如何构建金字塔

如果读者在阅读的最初 30 秒还不能清楚了解你的全部思路,你就应该重写这篇文章。此外,标题及小标题能够突出文章结构中的重要部分,以便读者迅速找到关于某一个问题的详细论述。

标题应能呈现某种思想、观点或论点,而不是只说明要讨论问题的类别。比如不要用“我们的发现”或“结论”这类对读者快速了解文章的主要内容和观点没太大帮助的标题。

一、自上而下法

你只是大致知道要写什么,但并不清楚你具体想表达什么,以及如何表达。你知道金字塔顶端大致要写什么。

  1. 提出主题思想
  2. 设想受众的主要疑问(确定文章的读者,你要文章回答读者头脑中关于这个主题的哪些疑问?)
  3. 写出对该疑问的回答(如果还不清楚,请确保你有能力弄清楚)
  4. 写序言:背景 - 冲突 - 疑问 - 回答
  5. 与受众进行疑问/回答式对话
  6. 对受众的新疑问,重复进行疑问/回答式对话


二、自下而上法

你还没想清楚,无法构建金字塔的顶端。比如你无法准确知道要讨论的主题,你不清楚读者头脑中的疑问,有时无法确定读者了解什么、不了解什么。
这种情况下,可以向下移动一个层次,从关键句的层次着手。

  1. 列出你想表达的所有思想要点
  2. 找出各个要点之间的逻辑关系(因果关系)
  3. 得出结论

e.g. 很好的例子,原本的邮件内容我就不贴了,下面是分析的要点

  1. 主题:排版成本
  2. 疑问 01:排版成本是否过高?
  3. 答案 01:是的
  4. 背景:排版成本是总成本中最重要的一部分
  5. 冲突:不知道排版成本占总成本的比重是否过高,但竞争优势较低的事实说明可能如此
  6. 疑问 02:排版成本可以被降低吗?
  7. 答案 02:可以
  8. 新的疑问:如何实现?
  9. 关键句要点:省略排版过程中不必要的步骤,并且将员工工资提高到具有竞争力的水平

三、初学者注意事项

  1. 一定要先搭结构,先尝试 自上而下法(如果写完了整篇文章,你就不愿意再修改了,即便你的思路实际上是不连贯的)
  2. 序言先写背景,将背景作为起点,这便于你更准确地找到 冲突、疑问和回答
  3. 多花点时间思考序言,不要省略,避免开始论证时还在想背景或冲突
  4. 将历史背景放在序言中,不要在正文开始后才告诉读者 过去发生的事情。正文部分应当只包括思想(能为读者提供性思维而引起读者疑问的表述)
  5. 序言仅涉及读者不会对其真实性提出质疑的内容,只是告诉读者一些他们已知的信息(如果你要表达的某些信息能很容易由客观的第三方进行检验和证实,那就可以假定读者知道该信息)
  6. 在关键句层次上,更宜选择归纳推理法而非演绎论证法(归纳法更容易被人理解)

Chapter 04 序言的具体写法

文章的序言(前言、引言、导言)概述读者已知的信息,并将这些信息与文章将要回答的疑问建立联系,然后作者就能将全部精力放在给答案上。如果是写文章,就是“序言”;如果是演讲,就是“开场白”。

读者只有在需要了解问题的答案时,才会去找答案。如果读者没有这个需要,就不会提出任何疑问。

为了保证文章能吸引读者的注意,就必须使文章回答读者脑中已有的问题,或者能回答读者对周围发生的事情 短暂思考后 可能会提出的问题。

可以追溯问题的起源(背景)和发展(冲突),在文章序言里确定这个问题,就此引发读者的疑问,然后就能针对这个疑问给出答案了。

一、序言的讲故事结构

读完某篇文章的一页半内容,却忽然发现自己其实一个字也没看进去,这是因为我们并没有抛开自己头脑中原有的其他思想。
所以,你必须想办法让读者轻易地抛开其他思想,专注于你的话题。

通过向读者讲述一个与主题有关的“故事”,激发读者对该话题的兴趣。吸引注意力:新奇、悬念、与读者本人相关。

每一个好的故事都有开头、中间和结尾,相当于引入某种“背景”、说明发生的“冲突”,并提出解决方案(其实就是你的文章要表达的主要思想)。

当然,世界上最好的故事实际上是读者已经听过的故事,或者是他们应当知道的故事(如果读者具有这方面的背景知识)。

这种方法能使你在向读者表述他们可能不同意的观点之前,先向他们传递一些他们肯定会认可的信息。这样他们接受你全部的思想的可能性更大。

二、背景、冲突、疑问、回答

任何时候你打算说明一些思想,是因为你认为读者应该知道这些思想。那为什么读者应该知道这些思想呢?肯定是因为这些思想能够回答某个问题。这样通过倒推法,你也能够想出一个合理的序言,并引出你要回答的疑问。

1.背景:关于文章主题的公认事实
所有引出“背景”的句子都具有一个重要特征,即能够将你“锁定”在特定的时间和空间,为讲故事做好准备。
2.冲突:推动情节发展并引发读者提出疑问的因素
“冲突”类似于讲故事时推动情节发展的因素,能促使读者提出“疑问”。多数文章在回答以下 4 种疑问之一:

介绍背景 指出冲突 引发读者的疑问
需要完成某项任务 发生了妨碍完成该任务的事情 我们应该怎么做?
存在某个问题 知道解决问题的方案 如何实施解决方案?
存在某各问题 有人提出了一个解决方案 该方案是否正确?
采取了某项行动 行动未达到预期效果 为什么没达到预期效果?

可以参考 亨利·斯特拉格 编著的《管理中的里程碑》一书,你会发现人们在实际应用“背景 - 冲突 - 疑问”的框架性结构时,可能会根据实际情况使用多种不同风格的写法。

书里用《哈佛商业评论》的几篇文章开头做了示例,自己也可以这样做练习,如下:

三、序言的不同顺序和常见模式

写文章的目的通常是回答以下四类问题之一
1.我们应该做什么?
2.我们应该如何做(将如何做?是如何做的?)
3.我们是否应该这样做?
4.为什么会发生这种情况?

序言的四种不同顺序
标准式:背景 - 冲突 - 答案
开门见山式:答案 - 背景 - 冲突
突出忧虑式:冲突 - 背景 - 答案
突出信心式:疑问 - 背景 - 冲突 - 答案

序言的内容量要根据读者的需要而定。为了使读者充分理解你的主要思想和结论,并且愿意了解你得出该结论的思路,读者必须了解哪些信息呢?

序言可以包括读者充分理解所必须的任何信息。如 问题的背景与渊源、你与该问题的关联、你或他人之前对该问题所做的研究及发现、术语的定义等,这些信息都可以也应当用讲故事的形式。

一篇文章里,序言是最不容易写好的部分。

商务文章中最常见的四种序言模式

模式 目的 S:介绍背景 C:指出冲突 Q:引发疑问 针对的典型问句
发出指示 要求/告诉某人做某事 我们打算做 X 需要你们做 Y 我们如何做 Y? 我们应该做什么?我们应该如何做?
请求支持 要求批准经费的申请 我们遇到了一个问题 我们的解决方案需要多少经费 我应该批准吗? 我们是否应该这样做?
解释做法 向读者解释解决问题的方法 必须做 X 还未做好做 X 的准备 如何做好准备? 我们应该如何做?
比较选择 就某一问题进行分析并提出多种解决方案 我们希望做 X 我们有各种不同的做 X 的方案 哪一种方案最合理? 为什么此方案优于其他方案?

比较选择式的分析方法,是围绕评估的标准写关键句要点。
但,如果方案 C 也不一定在所有标准都优于方案 A 和 B,这时只能通过说明所有可能的方案来提出你的观点。就是说,你要说明选择方案 C 的主要原因,以及放弃方案 A 和 B 的主要原因。
如果任一种方案都无法达到目标,或者事先没有可选方案的情况下,你无法提出能达到所有目标的建议。这时的疑问要么是“哪一个”,要么是“我们应该做什么”。

常见的比较选择式的关键句要点 A:给出答案 关键句要点1 关键句要点2 关键句要点3
围绕评估的标准写关键句要点 选择方案 C 方案 C 实施最快 方案 C 成本最低 方案 C 更容易实施
通过说明所有可能的方案提出观点 选择方案 C 方案 C 在各方面都很合理,除了… 方案 A 不合理,因为… 方案 B 不合理,因为…
对“疑问”的回答 选择哪种方案,取决于你希望达到的目标 如果你希望取得稳定的销售额,就应该选择方案 A 如果你希望快速获得利润,就应该选择方案 B 如果你希望员工安心工作,就应该选择方案 C

咨询性质的文章最常见的两种序言模式

咨询性质的文章通常较长,而且其写作目的主要是推动读者采取某种措施。

模式 侧重点 S:背景 C:冲突 Q:疑问
用于新客户的项目建议书 分析问题,让读者了解其在该领域的突出专长 你遇到一个问题(用 1-2 句话描述该问题) 你已决定请第三方帮助解决此问题 你是我们应该聘请来解决该问题的第三方吗?
用于知名企业客户的项目建议书 将对问题的描述放在序言中,使文章结构更清晰 你遇到一个问题(用 3-4 段描述该问题) 你希望通过咨询解决该问题 你将如何帮助我们解决我们的问题?
第一份项目进度小结 某项目第一个阶段结束时与客户或自己上级交流的正式文件 我们一直在处理 X 问题 我们告诉过你,分析的第一步是确定 Y 是否成立,我们现在已经完成了这一步 你们发现了什么?
其后的项目进度小结 某项目第二个阶段及其后阶段结束时与客户或自己上级交流的正式文件 我们在上一份项目进度小结中告诉过你 X 你要求我们调查 Y,现在我们已经完成该调查 你们发现了什么?

关键句结构的组成部分

1.用于新客户的项目建议书

  • 我们理解该问题
  • 我们有解决该问题的合理方法
  • 我们在应用此方法上有着丰富的经验
  • 我们的项目安排非常合理

2.用于知名企业客户的项目建议书

  • 围绕咨询顾问解决该问题的方法展开
  • 思路是客户将因为这种方法而决定聘请该顾问
  • 附信中说明项目安排

四、关键句要点

关键句要点,或者说是 要点、核心观点、一级结论、一级论点、重要结论。不仅要回答由文章主题思想引起的受众的新疑问,还要呈现文章的框架结构。

关键句要点必须表达文章的思想。不要只用单个的名词,关键句应当是完整的思想,完整的句子。不过关键句的每一个要点,都应该按照与全文的序言类似但简单得多的 背景 - 冲突 - 疑问 结构逐个引出。(这里也应该要用简单的故事)

如果文章较长,就应该列出关键句的要点。为第一个要点起一个小标题,然后开始写作。

如果文章较短,不用列出要点,再在小标题中重复一遍。此时可以将关键句要点作为段落的主题句,并且加粗或者下划线,使其更容易被注意到。

文章开头的序言 vs 关键句要点的引言

序言类型 目的
文章开头序言 提示读者有关文章主题的信息
第一个关键句要点的引言 提示读者这一主题为什么与全文主题相关
其他关键句要点的引言 向读者说明将要讨论的主题与前面已讨论的主题相关

在写关键句要点的引言时,你使自己意识到刚才已经将哪些信息输入了读者的大脑,以及读者还需要获得哪些信息才能提出你的下一个要点将要回答的疑问。

你应当用一个能概括各个要点本质的标题突出 这个要点所在的位置,然后引入它。应当用一个能更清楚概括要点本质的标题,还应当通过回顾读者已知的关于该主题的知识,以及该要点将要回答的疑问,逐渐切入正题,提出关键句要点。

五、写出好序言需要遵循的原则

好的序言不仅能吸引并保持读者的注意力,还能够影响读者对文章的理解。
序言中的故事,能使读者就作者对“背景”的独特解读具有真实感,而实际上这种解读的本质,就是对相关事实进行有倾向性的选择。

  1. 序言的目的是“提示”读者,而不是“告诉”读者某些信息(不应含有读者需要证明后才能接受的信息)
  2. 序言必须包含讲故事的 3 个要素,即“背景”、“冲突”和“答案”,并组织成故事结构
  3. 序言的长度取决于读者和主题的需要

Chapter 05 演绎推理与归纳推理

金字塔中同一组的思想之间存在逻辑顺序,具体的顺序取决于该组思想之间的逻辑关系是演绎推理关系,还是归纳推理关系。这两种逻辑推理方式是建立思想逻辑关系仅有的两种模式。

一、演绎推理和归纳推理的简要区别

演绎推理:线性的,最终会为了得出一个由逻辑词“因此”引发的结论。每个思想均有前一个思想导出。是人用的较多的逻辑方式,但用于写作则太过琐碎。
归纳推理:将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组(它们有类似的主语或谓语),并概括其共同性/论点。

二、演绎推理和归纳推理的基本推理过程

最好先说明行动,后说明原因。因为要采取哪些行动才是读者最关心的,当然也有情况是读者更关心采取行动原因。
比如,当你在金字塔顶端表达的思想,与读者期望或预想的不一样时。这样的情况,最好用演绎法来表达。
比如,如果你不先解释,读者就无法理解需要采取的行动时。这样的情况,最好用演绎法先让读者了解分析方法的思路,再理解需要采取的实际措施。

尽量将演绎推理放在金字塔结构较低的层次上,在演绎推理过程中尽可能减少其他干扰信息的插入。
在某个段落中使用演绎法较为合适,读者也较容易理解。但在较高的层次上,归纳法总是比演绎法更容易理解。

只有当某一组的思想用归纳法(具有类似的主语或谓语),或者演绎法(第二点是对第一点的评述)适当关联时,才能合理地从中概括出较高层次上的思想。

三、演绎推理的三段论步骤

人们通常将演绎法解释为 具有三段论的形式,即由一个大前提和一个小前提 推导出一个结论的论述形式。

  1. 阐述世上已存在的某种情况
  2. 阐述世上同时存在的相关情况(如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语的,则说明这两个表述相关)
  3. 说明这两种情况同时存在时隐含的意义

更简要的步骤也可以表示如下:

  1. 出现的问题或存在的现象
  2. 产生问题的根源、原因
  3. 解决问题的方案

注意事项(为了更有效地概括)

  1. 演绎推理的过程不要超过 4 步
  2. 推导出的结论不要超过 2 个

四、归纳推理的步骤

在用归纳法进行创造性思维时,必须具备两项主要技能:
1. 正确定义该组思想,找到一个能够表示该组所有思想共同点的名词
2. 准确识别并剔除 该组思想中 与其他思想不相称(不属于同类、没有共同点)的思想

这个词必须是一个单一名词,因为所有表示一类事物的词都是名词(每一个思想都符合该名词的定义、诠释、描述),而且该组思想中必定有两个及以上的该类思想。

接下来,一定要通过自下而上的提问方式来检查你的推理 是否能站得住脚,你推理得出的结论不能超越本组的思想。


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